社会福祉法人 信和会

広報「なかよし」
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2017年12月号 グループウエア

<グループウェアとは、企業など組織内のコンピュータネットワークを活用した情報共有のためのシステムソフトウェアである。ネットワークに接続されたコンピュータ(のユーザー)同士で情報の交換や共有、またスケジュール管理等の業務に利用される様々な機能を通じて、業務の効率化を目指したものである。様々な機能が一つのシステムに統合されており、それらが有機的に結合しながらユーザにサービスを提供する。>

 プロジェクト管理を導入しようと思った。
 複雑多岐にわたる項目を常に可視化できる。それは情報ギャップの是正方法や意思決定の見える化にもつながるものと思って取り組むことにした。

 何年か前に取り組んだことはあるけれども、手数の方が多くて中々うまくいかなかった。今回は、ぜひ定着させようと思ってスタートしたのだ。

 最初にHOTOという簡単なプロジェクト管理をやってみて、これはこれで便利だなと思うようになった頃、もう始めて2か月くらい経った頃だったがいきなり会社からメールが来た。「この度、当会社は売却することになりました。」その1本のメールを見て、一瞬にして冷めてしまった。

 そしてネットサーフィンをしながら、今度こそは素晴らしいと思うようなタスクフィールドというものを見つけた。実際にやってみると中々悪くない。でも、マニュアルの動画とかは全て英語で、会社に電話してみても、最初に電話に出るのが、英語だった。日本人と話がしたいんですけど、と言って初めて、しばらくしてから日本人から電話がかかってくる。これだと、2,30人の人がプロジェクト管理をやっていくうえで、サポートしてもらうのにまずは英文、ガイドについても動画は英語だということになると、中々定着しない。

 それでソフトウェアの会社に何かいいものはありませんかと聞くと、タイボーというソフト会社を紹介してくれた。そこのラインナップを見た瞬間、これはダメだと思った。

 なぜかというとそのソフトで管理してあげると、私たちが必要なのはプロジェクト管理をしたいのであって、カレンダーとかメールとか書類の整理保存は別な方法で過不足なくできているのだから、プロジェクト管理だけに特化したらどうと思っていたところだ。

 そのタイボーの中のキンツバというソフトがアプリも全部自前で作れるので便利だと思いますよというのでやってみた。お試し期間中であるけれども、チャットもついているのでやってみると、これはこれでなかなか便利だ。そして項目別に目標の進行状況、達成割合、問題点の抽出をやっていくことが出来ると思っている。

 12月6日に会社の担当者が来て、詳しく説明を受け、それで納得できればスタートしてみたいと思っている。

 社員名簿は、ファイルメーカーを使っている。

 共有するべき文書は、グーグルドライブに拠点別・時系列別等にデータツリーで保存共有する。
会計データについては、専用ソフトを使っており、自動仕訳やクラウド会計を今後の課題としている。

グループウェアが有する主な機能は以下の通りである。
・電子メール機能
・電子メールの送受信、読み書きを行える(相手が読んだかどうかも表示される)
・電子掲示板(BBS)機能
・電子掲示板に書き込むことで、メッセージを交換できる
・ライブラリ機能(ドキュメント共有機能)
・情報ファイル、仕様書、画像データなどを登録し、メンバー間で共有できる
・スケジュール管理機能
・個人のスケジュール管理のみでなく、メンバーのスケジュールを共有、確認ができる
・ワークフローシステム(電子決裁)機能
・システム内で企画書や報告書などの起案-決裁ができる仕組み
・ファイル共有機能
・システム内に資料や写真を整理し格納しておく書庫

 これらはメンバーや組織ごとに利用できる範囲を設定することができる(例:同じ課のメンバーのスケジュールは閲覧できるが、他の課のメンバーのものは閲覧できない。各課から集まったプロジェクトメンバー専用の電子掲示板・ライブラリを設置する。など)。